리뷰 리마인드 자동화
리뷰 운영 중 반복적으로 보내야 하는 리마인드를 자동화할 수 있습니다.
리뷰의 리마인드 자동화 메뉴에서 규칙을 만들어두면, 설정한 시점마다 해당 시점의 미완료자에게만 이메일 또는 Slack 리마인드가 자동 발송됩니다.
자동 리마인드는 다음 단계에 적용됩니다.
- 동료 지정 단계
- 각 차수별 리뷰 작성 단계
결과 확인 단계는 자동 리마인드 대상에 포함되지 않습니다.
📌 필수 확인 사항 - 시작하기 전에 알아두세요
리마인드 자동화를 설정하기 전에 아래 세 가지 개념을 먼저 확인해 주세요.
1. 자동화 규칙은 리뷰 카테고리 단위로 적용됩니다
리마인드 자동화 규칙은 리뷰 카테고리와 연결하여 적용합니다. 하나의 규칙에 여러 카테고리를 연결할 수 있지만, 하나의 카테고리는 하나의 규칙에만 연결할 수 있습니다.
예를 들어 성과 리뷰와 수습 리뷰의 리마인드 일정이나 문구를 다르게 운영하고 싶다면 각각 별도의 규칙을 만들어 사용할 수 있습니다. 리뷰 카테고리를 사용하지 않는 경우에는 '카테고리 미설정' 규칙 하나를 만들어 카테고리가 설정되지 않은 전체 리뷰에 적용할 수 있습니다.
주의 어떤 규칙에도 연결되지 않은 카테고리의 리뷰에는 자동 리마인드가 발송되지 않습니다. 별도의 기본 규칙이 자동으로 적용되지 않습니다.
2. 리마인드는 '시작일 및 마감일 기준 D-N'에 발송할 수 있습니다
자동 리마인드의 발송 시점은 두 가지 방식으로 설정할 수 있습니다.
- 시작일: 각 리뷰 차수에 설정된 작성 시작일 당일, 또는 시작일로부터 N일 후에 발송
- 마감 D-N: 각 리뷰 차수에 설정된 마감일 당일, 또는 마감일로부터 N일 전에 발송
이때 시작일과 마감일 기준을 동시에 선택할 수 있습니다. 예를 들어 시작일 당일과 3일 후, 마감 1일 전과 마감 당일에 리마인드를 보내도록 설정할 수 있습니다.
여기서 시작일은 실제로 리뷰 단계(사전 점검, 리뷰 작성 등)가 전환된 날짜를 의미하지 않습니다. 리뷰 작성 단계로 진입 후, 각 차수에 입력한 작성 시작일에 맞춰, 시작일 알림이 발송됩니다.
따라서 리뷰 진행 중 단계가 예상보다 늦게 열리더라도, 리마인드 자동화는 실제 단계 전환일이 아닌 설정된 작성 일정을 기준으로 동작합니다.
3. 발송 대상자는 발송 시점에 자동으로 계산됩니다
리마인드를 받을 사람을 미리 지정할 필요는 없습니다.
각 리마인드가 발송되는 시점에 시스템이 해당 단계의 진행 상태를 확인하여 그 시점에 아직 리뷰를 완료하지 않은 구성원을 자동으로 발송 대상으로 설정합니다.
따라서 리뷰를 이미 완료한 구성원에게는 이후 리마인드가 발송되지 않습니다.
그럼 이제 시스템 화면을 보면서 실제로 세팅을 해보도록 하겠습니다.
1. 리뷰 리마인드 자동화 생성하기
[1] 우측 상단의 [+ 리마인드 자동화 생성] 버튼을 클릭합니다.
[2] 리뷰 리마인드 자동화 생성 버튼을 누르면 규칙을 설정할 수 있는 페이지가 나타납니다.
크게 기본 설정과 규칙 설정으로 나눠집니다.
- 기본 설정: 리마인드 자동화 이름, 적용할 리뷰 카테고리
- 규칙 설정: 발송 채널, 발송 시점, 발송 메시지
[3] 기본 설정에서 이름과 리뷰 카테고리를 설정합니다.
- 이름 설정하기
- 자동화 규칙은 여러 개 만들 수 있으며, 각 규칙은 이름으로 구분됩니다.
- 규칙 이름은 중복해서 사용할 수 있지만, 리뷰 목록에서도 어떤 규칙이 적용되고 있는지 규칙 이름으로 확인하게 됩니다. 따라서 실제 운영에서는 규칙을 쉽게 구분할 수 있는 이름을 사용하는 것을 권장합니다.
- 예를 들어 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
- 정기 성과 리뷰
- 수습 리뷰
- 상향 리뷰
- 임원 리뷰
- 리뷰 카테고리 설정하기
- 리마인드 자동화에서 가장 중요한 설정 중 하나는 규칙과 리뷰 카테고리의 연결입니다.
- 자동화 규칙은 하나 이상의 리뷰 카테고리와 연결되어 동작합니다.
- 연결 구조는 다음과 같습니다.
- 하나의 규칙 → 여러 개의 카테고리 연결 가능
- 하나의 카테고리 → 하나의 규칙에만 연결 가능
- 즉, 동일한 카테고리에 두 개의 리마인드 규칙을 동시에 적용할 수는 없습니다.
[📌 꼭 읽어보세요!]
- 1️⃣ 리뷰 카테고리를 사용하지 않는 경우: 리뷰 카테고리를 사용하지 않는 회사라면 '카테고리 미설정'을 하나의 규칙에 연결할 수 있습니다. 이 규칙이 카테고리가 설정되지 않은 리뷰 사이클 전체에 적용되는 전사 공통 규칙처럼 동작합니다.
- 2️⃣ 카테고리를 삭제하는 경우: 자동화 규칙에 연결되어 있던 카테고리를 삭제하면 해당 카테고리는 규칙의 연결 대상에서도 자동으로 제거됩니다. 별도의 삭제 알림은 제공되지 않으므로 규칙에 연결된 카테고리 구성을 함께 확인해 주세요.
👉 진행 중 리뷰의 카테고리를 변경하면 어떻게 되나요?
리뷰 사이클이 진행 중인 상태에서 카테고리를 변경하면 변경 이후 예정된 리마인드부터 새로운 카테고리에 연결된 규칙이 적용됩니다.
이미 발송된 리마인드는 변경되지 않습니다. 예를 들어 리뷰가 처음에는 A 카테고리여서 A 규칙이 적용되고 있었지만 운영 중 B 카테고리로 변경한 경우, 이후 발송되는 리마인드부터는 B 규칙이 적용됩니다.
[4] 규칙을 설정합니다.
4.1 발송 채널
- 자동 리마인드는 이메일과 Slack으로 발송할 수 있습니다. 두 채널은 각각 독립적으로 ON/OFF 할 수 있습니다.
- 예를 들어 다음과 같은 운영이 가능합니다.
- 이메일만 발송
- Slack만 발송
- 이메일과 Slack 모두 발송
- 단, Slack을 사용하려면 사전에 연동이 필요합니다
- 회사에서 Slack이 연동되어 있지 않은 경우 Slack 발송 옵션을 활성화할 수 없습니다.
- 자동화 규칙을 설정한 이후 회사의 Slack 연동을 해제하면, 해당 규칙에 설정되어 있던 Slack 발송 역시 해제 상태로 변경됩니다.
4.2 발송 시점
- 리마인드는 각 리뷰 차수(셀프/동료/상향/하향)에 설정된 시작일과 마감일을 기준으로 발송됩니다.
- 발송 시점은 다음 두 가지 기준으로 구성할 수 있습니다.
- 시작일 기준: 당일, N일 후
- 마감일 기준: 당일, N일 전
👉 시작일과 마감일의 기준
자동화에서 말하는 시작일과 마감일은 다음을 의미합니다.
- 시작일: 각 리뷰 차수에 설정된 시작일
- 마감일: 각 리뷰 차수에 설정된 종료일
실제로 리뷰 단계가 전환된 날짜가 아니라, 리뷰 사이클에 설정되어 있는 동료 선택일, 리뷰 작성 일정을 기준으로 동작합니다. 따라서 동료 선택/리뷰 작성 일정이 변경되면 시작일/마감일을 기준으로 계산되는 발송 일정도 함께 변경됩니다.
예시 리뷰 마감일을 9월 30일에서 10월 3일로 변경한 경우, '3일 전' 리마인드 역시 기존 9월 27일(9월 30일의 D-3)이 아니라 9월 30일(10월 3일의 D-3)을 기준으로 다시 계산됩니다.
👉 시작일과 마감일 기준에는 같은 메시지가 사용됩니다
시작일 기준 알림과 마감일 기준 알림은 별도의 메시지 템플릿을 사용하는 것이 아니라, 해당 리뷰 차수에 설정된 동일한 메시지 템플릿을 사용합니다.
- 기본적으로 다음 발송 시점이 제공됩니다.
- 마감 당일 / 1일 전 / 3일 전 / 7일 전
- 기본값은 필요에 따라 삭제할 수 있으며, 원하는 (N일 후, N일 전) 시점을 추가하여 운영할 수도 있습니다.
- 발송 시각은 발송 시각은 1시간 단위로 지정할 수 있습니다.
자동 리마인드 발송 기준
👉 현재 진행 중인 단계에만 발송됩니다
자동 리마인드는 리뷰 사이클이 현재 위치한 단계(동료 선택, 리뷰 작성)와 차수를 기준으로 발송됩니다. 아직 시작하지 않은 단계의 리마인드는 발송하지 않습니다.
예를 들어 다음 '셀프 리뷰 마감 7일 전' 날짜가 되었더라도 현재 '리뷰 작성' 단계에 진입하지 않았다면 해당 리마인드는 자동으로 건너뜁니다. 지나간 리마인드는 이후 단계 진입 시 다시 발송되지 않습니다.
👉 같은 날 동일한 리마인드는 한 번만 발송됩니다
시작일과 마감일 N일 전 날짜가 동일한 날짜에 겹치는 경우, 마감일 N일 전 리마인드만 발송됩니다. 동일한 메시지가 같은 날 여러 차례 발송되지 않습니다.
👉 일정이 없는 리뷰는 자동화 대상이 아닙니다
자동 리마인드는 각 차수에 설정된 시작일과 종료일을 기준으로 동작합니다. 따라서 리뷰 카테고리에 속한 리뷰라고 할지라도, 해당 리뷰 일정에 작성 시작일 또는 마감일이 설정되어 있지 않은, 수시로 운영되는 리뷰 사이클에는 자동 리마인드가 발송되지 않습니다.
4.3 휴무일 발송 설정
리마인드 발송일이 주말/공휴일과 겹칠 때, 리마인드를 언제 보낼지 선택할 수 있습니다.
- 근무일로 옮겨 발송
- 주말·공휴일이면 시작일 기준은 다음 근무일로, 마감일 기준은 이전 근무일로 옮겨 발송합니다.
- 예정일 그대로 발송
- 주말·공휴일이더라도 리마인드 발송일일 경우, 그대로 발송합니다.
설정한 발송 시점대로 리마인드가 언제 발송되는지를 미리 확인할 수 있습니다.
- [기간]에서 리뷰 기간을 선택하면, 해당 기간을 리뷰 작성 기간으로 가정한 예상 발송 일정을 확인할 수 있습니다.
- 휴무일 때문에 날짜가 옮겨진 경우 [미룸] 또는 [당김]으로 표시되며, 주말과 공휴일은 배경 색으로 구분됩니다.
👉 공휴일의 기준은 어떻게 설정되어 있나요?
공휴일은 공공데이터 API로 받아온 대한민국 공휴일 정보를 기준으로 합니다.
4.4 발송 메시지
- 이메일 리마인드 문구는 회사의 리뷰 운영 방식에 맞게 직접 편집할 수 있습니다.
- 이메일 메시지에서 사용할 수 있는 변수: 이메일 메시지에는 리뷰마다 달라지는 정보를 변수로 삽입할 수 있습니다.
- 다음과 같은 정보를 사용할 수 있습니다.
- 리뷰 사이클명
- 수신자명
- 마감일
- 리뷰 이동 링크
- 실제 발송 시에는 각 리뷰와 수신자 정보에 맞게 자동으로 변환되어 발송됩니다.
- Slack은 기본 메시지로만 발송되며 별도로 문구를 수정할 수 없습니다.
- 리뷰 유형에 따라 메시지를 설정합니다. 리마인드 메시지는 실제 리뷰 상황에 맞는 내용이 발송될 수 있도록 유형별로 저장됩니다.
- 동료 지정 단계: 동료 지정 방식과 승인 절차의 조합에 따라 각각 메시지를 설정할 수 있습니다.
- 리뷰 작성 단계: 리뷰 방향별로 각각 하나의 메시지를 설정할 수 있습니다.
- 셀프 리뷰
- 동료 리뷰
- 상향 리뷰
- 하향 리뷰
👉 설정한 발송 메세지가 어떻게 오는지 직접 확인하고 싶어요.
실제 구성원에게 발송되기 전에, 설정한 메시지를 내 이메일로 먼저 테스트를 통해 받아볼 수 있습니다.
- 리마인드 규칙 설정을 마쳤다면 하단의 [생성] 버튼을 클릭해 주세요.
- 이후 발송 메시지 영역으로 이동하면, 메시지 유형마다 [나에게 테스트 발송] 버튼을 확인할 수 있습니다.
- 확인하고 싶은 메시지 기준으로 우측의 [나에게 테스트 발송]을 누르면, 현재 로그인한 계정의 이메일로 테스트 메일이 발송됩니다.
전달 받은 메일에서 문구가 의도한 대로 보이는지 확인해 보세요.
- 테스트 메일에서 변수(리뷰 사이클명, 수신자명, 마감일 등)는 실제 값이 아닌 예시 값으로 채워져 발송됩니다.
- 테스트 발송은 [생성] 버튼을 통해 저장을 해야만 발송할 수 있습니다. 이때, 리뷰 리마인드 자동화를 생성했어도 바로 활성화되지 않으니 안심하셔도 됩니다.
단, 슬랙은 시스템 내에서 바로 확인할 수 있습니다.
발송 메세지 영역에서 [슬랙] 탭을 선택한 뒤, 확인하고 싶은 메시지 유형(예: 동료를 선택하지 않은 리뷰 대상자) 왼쪽의 화살표를 누르면, 해당 대상자에게 슬랙으로 발송될 알림 예시를 확인할 수 있습니다.
[5] 규칙 설정을 마쳤다면, 활성화 버튼을 켜주세요.
2. 리뷰 리마인드 이력 관리
발송된 리뷰 이력을 리뷰 관리에서 확인하실 수 있습니다.
2-1. 리뷰 관리 목록에서 각 리뷰 사이클에 어떤 자동화 규칙이 적용되고 있는지 확인할 수 있습니다.
사이클별로 다음 상태를 확인할 수 있습니다.
- 자동화 적용 중: 토글 On, 적용된 규칙 이름 표시
- 자동 리마인드 제외: 토글 Off, 토글로 리마인드 자동화를 활성화 on/off를 하실 수 있습니다.
- 같은 카테고리를 사용하는 리뷰라도 일부 리뷰에는 자동 리마인드를 보내지 않아야 할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 리뷰가 해당될 수 있습니다.
- 임원 평가
- PIP 등 민감한 리뷰
- 테스트용 리뷰
- 별도의 방식으로 커뮤니케이션하는 리뷰
- 이 경우 전체 자동화 규칙을 변경하지 않고 토글 on/off로 리뷰 사이클 단위로 자동 리마인드에서 제외(opt-out) 할 수 있습니다.
- 리뷰 관리 목록에서 해당 리뷰만 자동화 대상에서 제외해 주세요.
2-2. 리마인드 이력에서 모든 리뷰 리마인드 알림 이력을 살펴볼 수 있습니다.
[발송 이력 확인]
- 자동 및 수동으로 발송된 리뷰 리마인드는 발송 이력에서 함께 확인할 수 있습니다. 발송된 리마인드 알림을 누르면, 아래 정보들을 확인할 수 있습니다.
- 발송 일시
- 발송 채널
- 자동 발송에 적용된 리마인드 자동화 (이름)
- 발송 메시지
- 대상자
[발송 이력 확인 범위]
- 발송 이력에서 확인할 수 있는 리뷰의 범위는 리뷰 관리 권한에 따라 달라집니다.
- 전체 리뷰를 관리할 수 있는 어드민: 모든 리뷰의 발송 이력 조회 가능
- 리뷰 공동작업자: 본인이 관리하는 리뷰의 발송 이력만 조회 가능
[발송 예정]
- 자동 리마인드가 언제 발송될 예정인지 미리 확인할 수 있습니다. 발송 예정에는 현재 진행 중인 리뷰의 현재 단계에서 예정된 리마인드만 표시됩니다.
- 아직 시작하지 않은 이후 단계의 리마인드는 예정 목록에 표시되지 않습니다.
- 또한 실제 발송 대상자는 발송 시점의 미완료 상태를 기준으로 확정되기 때문에 예정 화면에서는 수신자가 미리 표시되지 않습니다.
- 미 작성자가 없어 알림을 받을 대상자가 없는 경우, 발송 이력에 남지 않습니다.
👉 참고 사항
- 리마인드 자동화가 적용된 리뷰에는 ‘리마인드 자동화 적용 중’이라는 표시가 나타납니다.
